システム開発を依頼する手順と注意点を徹底解説

「システム開発を依頼するべきか迷っている」
「システム開発を依頼する際の手順や注意点が分からない」
という疑問をお持ちではありませんか？

本記事では、そんな疑問の解決に役立つ内容を
・システム開発を依頼する手順
・システム開発を依頼するメリットとデメリット
・システム開発を依頼する時の注意点
の順番に解説していきます。
なお、システム開発の種類や仕事内容など、基本については下記ページもご覧ください。

システム開発を依頼する手順

システム開発を依頼する際の主な手順は、以下のとおりです。

 

システム開発会社の決定

システム開発会社の選定では自社の課題や目的を明確にし、適した開発会社を探します。

この際、金額ではなく、その会社が提供できる価値やサポート体制を重要視しましょう。

価格が安くても将来的に他社への変更が必要になった場合は追加費用が発生することがあります。

提案依頼書の作成

提案依頼書（RFP：Request for Proposal）とは、開発会社に対して具体的な提案を伝えるための文書のことです。

提案依頼書を作成すると、自社の要望を明確に伝えられるだけでなく、複数の開発会社から具体的な提案や見積もりを取得し、比較検討できます。

ヒアリング

ヒアリングは、開発会社と直接対話し、以下のようなプロジェクトの詳細を詰めます。

開発会社との認識の齟齬をなくし、プロジェクトの成功に向けた共通理解を築くことが主な目的です。

なお、この段階で開発会社のコミュニケーション能力や専門知識を評価することもできます。

見積書の作成・契約

ヒアリングを経て、開発会社から正式な見積書を受け取れます。

記載の内容に納得できたら、契約締結に進みます。

不安な場合は、法務部門や専門家のアドバイスを受けると安心です。

要件定義の作成

要件定義では、開発会社が実際に開発するシステムの詳細な仕様を決定します。

この段階では、提案依頼書とのすり合わせを行い、開発内容を明確にします。

十分な時間をかけて、ユーザーと開発者の両方が理解できる明確な要件定義書を作成できれば、後の工程でのトラブルを防ぐことにもつながります。

要件定義について詳しくは、下記ページもご覧ください。

システム開発

システム開発の段階では、要件定義に基づいて実際のシステムを構築します。

開発中は、定期的に進捗状況を確認し、必要に応じて要件の調整や変更を行うことも少なくありません。

調整や変更があった場合に備えて、速やかに報告を受けられる体制づくりをしておくと失敗を減らせます。

リリース・運用保守

システム開発が完了したら最終確認を実施し、ユーザー教育やマニュアルの準備、データ移行（既存システムがある場合）を行ってリリースします。

リリース後は、システム監視とアップデート等を実施する運用保守フェーズに入ります。

システム開発を依頼するメリットとデメリット

システム開発の外部委託は、自社にリソースを持たない企業にとって魅力的な選択肢です。

とはいえ、デメリットが存在するのもまた事実です。

以下では、メリットとデメリットを比較します。

メリット

システム開発を外部に依頼するメリットには、以下が挙げられます。

 

開発会社は最新の技術トレンドや業界のベストプラクティスに精通しており、活用することで効率的かつ効果的なシステムを開発できます。

また、自社では気づかなかった改善点や新しいアイデアをシステムに取り入れることも可能です。

デメリット

一方で、システム開発を外部に依頼した場合のデメリットは、以下のとおりです。

 

とはいえ、いずれも適切な管理と戦略によって対処可能です。

一方で、高品質なシステムの構築、最新技術の活用、自社リソースの効率的な活用といったメリットは、企業の成長と競争力強化に直接的に貢献します。

総合的に見れば、システム開発の外部委託はデメリットを上回るメリットが多く、優位であると結論付けられます。

システム開発を依頼する時の注意点

システム開発を外部に依頼する際には、5つの注意点に留意してください。

システム開発

の目的を明確にしておく

システム開発を成功させるためには、以下を考慮して開発の目的を明確にします。

 

現状の業務フローを分析し、非効率な部分や改善が必要な箇所を洗い出すことで、システムの全体像が分かりやすくなり、開発会社とのコミュニケーションもスムーズになります。

綿密なコミュニケーションを取る

システム開発プロジェクトの開始から完了まで、定期的かつ効果的なコミュニケーションを心がけます。

効果的なコミュニケーションのためのポイントは、以下のとおりです。

 

地理的に近い、または効果的なオンラインコミュニケーション手段を持つ会社を選ぶことで、スムーズな意思疎通を実現できます。

運用保守についても確認する

システム開発を依頼する際、適切な運用保守がなければ、価値を十分に発揮できません。

また、運用保守にかかるコストや必要な人員体制についても、リスクを抑えるためにも事前に把握します。

一方で、自社で保守運用を検討している場合には、システムの複雑さや規模によって煩雑にならないかを確認してください。

予算を決めてく

システム開発の委託で用意できる予算設定は、自社の財務状況や投資回収計画も踏まえて、余裕を持たせて決めます。

一般的な相場は約500〜1,000万円、小規模では約30万円で済むこともあれば、大規模だと5,000万円を超えることもあります。

また、開発後に必要な運用保守にかかる年間コスト（初期開発費用の10〜30%）も考慮に入れてください。

納期を決めておく

システム開発では、開発が長期化したり、逆に品質が低下したりする状況を見越して、納期を適切に設定します。

マイルストーンを設定する、バッファを確保するなどに加えて、自社の業務サイクルも考慮に入れてください。

繁忙期や決算期を避けてリリースするなど、システム導入による業務への影響を最小限に抑えることも大切です。

システム開発の契約時における注意点

システム開発の契約時には、3つの点に特に注意を払う必要があります。

契約内容が明確か

まず、システム開発の曖昧な契約は、後々のトラブルの原因となることが多いため、以下の点を明確に定義します。

 

システム開発は両者の協力があって初めて成功するものであり、それぞれの役割と責任を明確にしておくことが大切です。

納期と納品物が明確になっているか

システム開発の契約では、プロジェクトの遅延や成果物の品質低下を防ぐため、納期と納品物の明確化も必要です。

納期は、単に最終納期だけでなく、中間成果物の提出日程なども含めて設定します。

納品物についてはできるだけ詳細に記述し、どのような基準で成果物を受け入れるのか、不具合が見つかった場合はどのように対応するのかまで決めます。

トラブル発生時の対応が記載されているか

システム開発プロジェクトでは、予期せぬトラブルの対応について明確に記載があるか確認します。

例えば、トラブル発生時の報告義務、対応のための会議開催、必要な情報の提供などです。

損害賠償責任、および上限額も含めつつ、法務部等と連携してバランスと公平性を意識してください。

依頼すべきシステム開発会社の特徴

システム開発を依頼する際に注目すべき開発会社の特徴は、以下のとおりです。

実績が豊富な開発会社

長年の開発経験を持つ会社は、様々な課題に直面し、解決してきた知見を有しています。

この経験は、新たなプロジェクトにおいても活かされ、効率的かつ効果的な開発につながります。

また、実績だけでなく、会社の現在の技術力や開発体制も併せて確認するとなお良いです。

予定を守って開発できる開発会社

予定を守って開発できる会社は、ビジネスチャンスの損失や追加コストの発生を未然に防げます。

過去のプロジェクト経験から精度の高い工数見積もりを行い、リスクを考慮した現実的なスケジュールを立てられるからです。

また、開発途中での要件変更や予期せぬ問題へ迅速に対応し、全体のスケジュールへの影響を最小限に抑えられるかも見ておきたいポイントです。

コミュニケーションが取りやすい開発会社

コミュニケーションが取りやすい開発会社を選ぶと、要望を正確に理解してもらえ、イメージの具現化に関する精度も高い傾向にあります。

また、開発の各段階で進捗報告や確認を行い、クライアントの意図とずれが生じていないかなどのフォローも手厚いです。

特に、専門用語を多用せず、図表やデモンストレーションを活用して、クライアントの理解を促進する努力をしている会社は良好なコミュニケーションの好例です。

開発後のフォローもしっかりしている開発会社

システムの納品はあくまでもスタートであり、むしろ本格的な運用の始まりです。

フォローがしっかりしている開発会社を選び、システムの安定稼働の監視、定期的なメンテナンス、セキュリティアップデートなども安定化を図ることが大切です。

開発時の知識や経験を活かし、効率的かつ効果的な改修を行える会社であれば、システムの長期的な価値も維持・向上できます。

フェアシステムに開発を依頼するメリット

フェアシステムにシステム開発を依頼する主なメリットは、以下が挙げられます。

 

豊富な実績と予定調和により、プロジェクトの遅延リスクを最小限に抑え、期待通りの成果物を納品できます。

少しでもシステム開発でお悩みがあれば、ぜひご相談ください。

まとめ

システム開発を依頼する際には、実績、納期遵守能力、コミュニケーション力、アフターフォローの充実度を重視してください。

また、契約時には内容の明確化、納期・納品物の明確化、トラブル対応の規定には注意が必要です。

フェアシステムでは、豊富な実績と明快なコミュニケーションで開発のデメリットを最小限まで抑え、メリットを最大化します。

システム開発の成功と長期的なビジネスの発展を目指す方は、ぜひ以下の「引き継ぎの専門家に相談する」からお気軽にお問い合わせください。