システム引継ぎの方法や必要項目、注意ポイントについて解説

「システムを引き継ぐ際のポイントとは?」
「システム引継ぎとはどのような作業のこと?」

という疑問をお持ちではありませんか?

本記事では、そんな疑問の解決に役立つ内容を
・システム引継ぎが必要なタイミング
・システム引継ぎの方法や流れ
・システム引継ぎに必要な項目やポイント、注意点
の順番に解説していきます。
システムの引継ぎを検討している人には役立つ記事になっていますので、ぜひご覧ください。

なお、システム引継ぎをお急ぎの方は、ぜひ下記サービスページをご覧ください。
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システム引継ぎとは?

システムの引継ぎとは、一般的に「自社で利用しているシステムの管轄・管理を移管するプロセス」のことです。

例えば、システム管理の担当者が退職したり、システム管理を外部に依頼したりするタイミングでシステムの引継ぎ作業が必要になります。

基本的にシステムを引継ぐ相手は、自社内の新規担当者、もしくは外部ベンダーです。

引継ぎの際に情報をしっかりとまとめられていないと、システムの引継ぎに余計な手間がかかったり、疑問点が生じたりする可能性があるため注意しましょう。

システムの引継ぎ前に方法や流れ、ポイント、注意点について理解を深めることが大切です。

まずは、システムの引継ぎが必要になるタイミングについて確認していきましょう。

システムの引継ぎが必要になるタイミングは?

ここでは、システムの引継ぎが必要になるタイミングを紹介します。

担当者が退職や異動したとき

まずシステムの引継ぎが必要になるケースとして、担当者が退職や異動したタイミングが考えられるでしょう。

自社内のシステム管理は、同一人物がずっと担当する訳ではありません。

休職や退職、異動などで担当が変わるケースもあるためです。

そういった場合は、新たな担当者に対してシステムの管理方法や留意点について引継ぐ必要があります。

担当者が個人で作成したものを会社規模で利用することになったとき

システムの引継ぎが求められるタイミングには、担当者が個人で作成したものが会社で採用されたというパターンがあるでしょう。

システムの担当者が個人的に構築したシステムが評価され、そのまま会社全体で利用されるということです。

担当者が対応できなくなった際にさまざまなトラブルが生じる可能性があること、また、担当者個人の責任が重くなってしまうことから、チーム内で情報を共有し、引継ぎを行う必要があるのです。

既存ベンダーが対応できないと申し出があったとき

既存ベンダーが対応できない場合も、システムの引継ぎが必要です。

ベンダーとは、情報システムの構築・運用・保守を代行する業者のことです。

自社が契約していたベンダーが何らかの理由でサービスを停止する際などは、自社内で担当者を選出するか、新たなベンダーを探す必要があります。

既存ベンダーから移管する際に、引継ぎの作業が必要となるのです。

既存システムをアップグレードや移行するとき

システムの引継ぎが必要なタイミングとして、既存システムをアップグレードするタイミングが挙げられるでしょう。

既存システムに課題がある場合や、ビジネスニーズの変化に対応する場合に、古いシステムから新しいプラットフォームへの切り替えや、機能改善・拡張が求められます。

ベンダーを変更するとき

自社のシステム管理を依頼しているベンダーを変える際は、システムの引継ぎを実施しなくてはいけません。

例えば、コストやサポート、技術力などを総合的に考えたときに、既存ベンダーよりも条件の良いベンダーが見つかった場合などです。

ベンダーを選ぶ際は、運用保守を一括で対応してくれるか、システムエンジニアに十分なスキルが備わっているかなどを確認することをおすすめします。

システム引継ぎの方法は?

それでは、具体的にシステム引継ぎはどのように行えば良いのでしょうか?

外部ベンダーに委託する

システム管理に対応できる社員がいない場合、外部ベンダーに委託することが一般的です。

外部ベンダーは、システムに関する専門知識を兼ね備えているため、適切な対応を行ってくれます。

さらに、システムの構築から運用、保守までトータルでサポートしているところも多いです。

もちろん、外部ベンダーに委託することで外注コストはかかるものの、システム管理の手間を省きたい企業は外部ベンダーへの委託を検討しましょう。

社内で新規担当者に引継ぐ

続いては、社内で新規担当者に引継ぐパターンです。

システム管理の担当者が退職や異動する際に、後任にシステムについての情報を共有します。

口頭の引継ぎだけではなく、引継ぎ書も作成することが多いです。

後任の担当者がシステムについてしっかりと理解できるように、重要な項目だけでなく、システムの概要など、基本的な情報もまとめることが大切です。

新しいシステムを開発する

新しいシステムを開発することも、システムを引継ぐ手段の一つです。

システムの根本的な問題を解決したい場合や、より良いシステムを目指す場合などに新しいシステムの開発が行われます。

新規システムの開発は、自社で行うほか、ベンダーに依頼することも可能です。

フェアシステムは、システムの受託開発を行っており、開発中のトラブルにも対応しています。

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システム引継ぎの流れは?

それでは、システム引継ぎはどのような流れで実施するのでしょうか?

基本的には、以下の流れで進めていきましょう。

  • ・業務内容を共有する
  • ・システム概要を共有する
  • ・関係者を洗い出して共有する
  • ・現状の課題やトラブル内容を共有する

ここでは、社内で新規担当者に引継ぐ場合と、外部ベンダーに依頼して引継ぐ場合に分けて紹介します。

社内で新規担当者に引継ぐ場合

社内で新規担当者に引継ぐ場合は、基本的に以下の流れで引継ぎを進めましょう。

業務内容を共有する

まずは、新規担当者と業務内容を共有しましょう。

業務の手順から目的、関連情報を伝えていきます。

さらに、定例的な業務だけでなく、非定例的な業務についても共有する必要があります。

どのような業務を1日のうちに行うのか、どのような年間スケジュールで動くのかという点まで共有することが大切です。

システム概要を共有する

続いて、システム概要を新規担当者に説明しましょう。

具体的には導入目的、システム構成図、業務フロー図、ソフトウェア構成など、システムの概要(基本情報)を共有します。

こういった基本的な部分が共有されていないと、実際にシステムを運用するにあたって、問題が生じる可能性があります。

システム概要をまとめたドキュメントを渡す場合、重要なポイントを説明し、ドキュメントの保存場所や検索方法を共有してください。

関係者を洗い出して共有する

システム構築・運用・保守に関わる社内・社外の関係者をリストアップして、新規担当者に共有しましょう。

引継ぎ後も疑問点やトラブルが発生する可能性があります。

そういった場合に、誰に聞けば良いかが明確になってないと、すぐに対処することができません。

可能であれば、新規担当者と一緒にそれぞれのメンバーに挨拶を行うなど、今後のやり取りをスムーズに行えるように工夫することをおすすめします。

現状の課題やトラブル内容を共有する

システム概要や関係者だけでなく、現状の課題やトラブル内容についても共有することが重要です。

課題が共有されていないと、システム運営を行うにあたって今後目指すべき方向性が明確になりません。

複数のトラブルや課題がある場合は、優先度の高いものから共有すると良いでしょう。

解決すべき事項を明確にすれば、引継ぎ後も円滑に業務を進めることが可能です。

外部ベンダーに依頼して引継ぐ場合

外部ベンダーに依頼する場合、社内のシステムに対応した技術力をもつベンダーを探す必要があります。

技術力の他にも、コストやサポート、担当者とのコミュニケーションの取りやすさなど、さまざまな観点から自社にあったベンダーを選ぶことが大切です。

なお、外部ベンダーに引継ぐ場合は、「初期解析作業」と呼ばれるプロセスが必要です。

初期解析作業では、トラブルなどに対応できるようにするため、ベンダーがシステムをプログラムレベルで解析することです。

サーバーへの接続情報など、提供できるものはまとめておきましょう。

システム引継ぎに必要な項目は?

システム引継ぎの準備を進めるにあたって、以下の項目を意識しましょう。

  • ・引継ぎの計画(スケジュール)を立てる
  • ・担当者を明確にする
  • ・システムの説明会を計画する
  • ・説明する課題管理・申し送り事項を整理する

引継ぎ書には、以下の項目を記載することが大切です。

  • ・業務内容
  • ・ドキュメント
  • ・システム概要
  • ・業務フロー
  • ・現状の課題やトラブル

どのような項目を引継ぐ必要があるのか、事前に明確になっていれば、スムーズに作業を進めることができます。

システム引継ぎに必要な項目については、以下の記事で詳しく解説しています。

関連記事:システム運用の引継ぎと引継ぎ項目について紹介

システム引継ぎ時のポイントは?

システム引継ぎを実施する際は、どのようなポイントを意識すれば良いのでしょうか?

各連絡先を網羅しておく

会社などで用いられているシステムは単体で動いているのではなく、さまざまなサービスのもと機能していることが多いです。

例えば、利用しているAPIやその接続情報、契約情報(契約は年単位など)や請求情報(毎月月末に請求されるなど)など、それぞれのサービスで留意しておくポイントが異なります。

これらの外部情報は、全て後任が把握できるように、ドキュメントなどにまとめておくことが大切です。

細かいノウハウも引継ぐ

システムの引継ぎを行う際は、基本的な情報だけでなく、細かいノウハウも共有しておくと良いでしょう。

例えば、起きやすいトラブルやメンバーとの関わり方などです。

こういった細かいノウハウは、経験を重ねることで習得することができますが、新規担当者がいきなりノウハウを自分で習得することは難しいため、引継ぎの際に共有することが大切です。

よくあるトラブルについてまとめておく

システムの引継ぎ時は、よくあるトラブルについてまとめておくことをおすすめします。

どのようなトラブルが起き得るか、どのように対処すれば良いかなど、共有しておくことで、引継ぎ後にトラブルが発生した場合でも落ち着いて対処できます。

さらに、システムの課題をまとめておけば、システムをアップデートする際にも役立ちます。

引継ぎ書を用意する

システムの引継ぎ時は、引継ぎ書を用意しましょう。

引継ぎ書には、以下の項目を含めましょう。

  • ・担当業務の目的や概要
  • ・業務フロー
  • ・関係者の役割や関わり方
  • ・作業手順
  • ・作業スケジュールや期間
  • ・トラブルや課題
  • ・取引先の連絡先

システムの引継ぎポイントについては、以下の記事で詳しく解説しているので、ぜひ参考にしてください。

関連記事:システム引継ぎのポイントを5つに分けて詳しく解説

システム引継ぎをシステム開発会社にお願いする際の注意点

システム引継ぎを外部のベンダーに依頼する場合、システムの引継ぎ実績があるシステム開発会社を選ぶことが重要です。

使用している開発言語や、システムの内容によって最適なベンダーは変わってきます。

各ベンダーのホームページなどで、実績や事例などを確認した上で依頼先を決めることをおすすめします。

また、実績のほかにも、サポート内容や担当者とのコミュニケーションの取りやすさなど、様々な面から自社に合ったベンダーを選びましょう。

まとめ

今回の記事では、システム引継ぎが必要なタイミング、システム引継ぎの方法や流れについて解説しました。

システム引継ぎを実施する際は、外部ベンダーに委託するか、社内で新規担当者に引継ぐかが一般的です。

外部ベンダーに委託する場合、実績やサポート内容などを踏まえた上で、最適なベンダーを選定することが求められます。

フェアシステムは、食品関連メーカーや衛生用品製造メーカー、制作会社やIT関連企業など、さまざまな領域の実績がございます。

また、弊社はプログラマー含めすべて日本人で対応しており、コミュニケーションの取りやすさもあり、リピートも多いです。

さらに、他人のソースを解析することを得意とし、引継ぎのためのドキュメントがない場合や未完成品のシステムの引継ぎにも対応しています。

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