システム引継ぎのポイントを5つに分けて詳しく解説
「システム引継ぎはどのように行えば良いの？」
「システム引継ぎを実行する際のポイントとは？」
という疑問をお持ちではありませんか？
本記事では、そんな疑問の解決に役立つ内容を
・システム引継ぎの基本的な知識
・システム引継ぎのポイント
・システム引継ぎを効率的に行うためのおすすめサービス
の順番に解説していきます。
システム引継ぎを行うことを検討している人には役立つ記事になっています。
ぜひ最後までご覧ください。
目次
システム引継ぎとは？
システム引継ぎとは、一般的に「社内システムの管轄・管理を移管するプロセス」を指します。
現在の担当者が退職・休職したり、外部ベンダーに委託したりする際などに、システム引継ぎの作業が必要です。
引継ぎの流れや方法、ポイント、注意点について理解しないまま進めてしまうと、トラブルが発生する可能性があるので注意しましょう。
システム引継ぎの基礎知識に関しては、以下の記事で解説しています。
ぜひチェックしてみてください。
関連記事：システム引継ぎの方法や必要項目、注意ポイントについて解説
システム引継ぎのポイント①｜計画を立てる
システムを引き継ぐ際は、まず計画を立てることから始めましょう。
具体的な内容については以下の通りです。
引継ぎ全体のタイムラインを明確にする
最初に引継ぎ対象の業務をリストアップしましょう。
引継ぎ対象の業務が明確になれば、引継ぎ全体のタイムラインが明確になるためです。
優先度の高い業務を先に共有するのか、1日の流れに沿って業務を教えていくのかなど、共有の方法も踏まえた上で、どのようなタイムラインで引継ぎを行うか考えます。
引継ぎの完了日から逆算して、タイムラインを考えることをおすすめします。
フォロー期間を設けるなど余裕を持ったスケジュールにする
システム引継ぎのスケジュールを立てる際は、フォロー期間を考慮するなど、スケジュールに余裕を持たせることが大切です。
予想外のトラブルなどによって、上手く引継ぎ業務が進まないことがあります。
こういった事態を想定せずにスケジュールを組んでしまうと、期間内に引継ぎ業務が完了しないことがあるのです。
役割と責任を明確化する
システム引継ぎの計画を立てる段階で、引継ぎに関わる人の役割と責任を明確にすると良いでしょう。
現在のシステム運用者をはじめ、新しい担当者、サポートチーム、管理者など、各人が何を担当し、何を期待されているかを明確にします。
こういったメンバーの役割を理解しておくことで、誤解や重複を避けることができるため、プロセスをスムーズに進行できます。
システム引継ぎのポイント②｜引継ぎ書を準備する
システム引継ぎを行う際は、基本的に引継ぎ書を作成します。
引継ぎ書には、システム概要や業務フロー、現状課題などを記載します。
システム概要
最初にシステムの要件や導入目的などの前提知識を記載することが大切です。
いきなり細かいシステムや細かいソースを見ても、後任者は混乱してしまいます。
具体的には、どのような役割を担うシステムなのか、外部システムとどのようにつながっているかなどを記載していきましょう。
特に、無料の外部システムと連携している場合は要注意です。
請求が来ないため、しっかりと共有されていないと、気が付かないうちにサービスの仕様が変更になっていたり、そのサービスが修了していたりすることがあります。
各種ドキュメント
システムの詳細情報を記載したドキュメントもまとめておきましょう。
例えば、ネットワーク論理構成図やネットワーク物理構成図、ポート収容表、IPアドレス一覧、ネットワーク設計書、サーバ設定一覧などの情報です。
疑問点が生じた時に、すぐにドキュメントにアクセスできるよう、整理しておくことをおすすめします。
業務の全体像と業務手順
続いて、後任者が具体的にどのように業務を進めていけば良いか理解できるように、業務の全体像と業務手順を記載しましょう。
定型的な業務は、業務フローが決まっていることが多いです。
さらに、どうしてその手順なのか、理由も踏まえた上で共有することで疑問が生じにくくなります。
臨時的な業務がある場合、その点についても対応の仕方をまとめておきましょう。
また、不明点があった場合は、誰に質問すれば良いかまで共有しておくと良いでしょう。
現状課題
システムの概要や業務フローの他に、現状課題についても共有しておくことが重要です。
具体的にシステムがどのような課題を抱えているか、どのように改善を目指せば良いかなど、システム改善の方向性を示します。
さらに、よくあるトラブルについて共有しておかないと、後任者は適切に対処することができません。
システム運用書に記載すべき項目については、以下の記事を参考にしてください。
システム引継ぎのポイント③｜注意点を意識する
システム引継ぎを行う際は、注意点についてもしっかりと共有しておきましょう。
適宜キャプチャを用いて分かりやすいマニュアルを心がける
文章だけで説明するだけでなく、キャプチャを用いると見やすくなります。
特に、後任者に注意してほしいポイントに関しては、その点を矢印で示したり、カラーを変えたりするなどして、工夫してください。
他にも、必要に応じて図や画像、表などを積極的に活用していきましょう。
重要な連絡先（社内・社外）やサポート情報の共有を行う
システム引継ぎは、自分がいなくなった時のことを考えて、システム運用書を作成することが求められます。
例えば、トラブルが発生した際は、誰に連絡をすれば良いのか、外部システムと連携している場合は、そのシステムに関する問い合わせは社外の誰にすれば良いのかなど、細かくサポート情報を記載することが大切です。
普段関わることの多いメンバーに関しては、後任者と一緒に挨拶をしておくと、メールや電話などでのやりとりがスムーズになります。
過去に発生したインシデントの対応プロセスの共有を行う
過去にどのようなインシデントが起きたのか、どのように対応すれば良いのかなど、実際の事例を用いて確認しておきましょう。
そうすることで、後任者は起こり得るリスクを想定しやすくなりますし、同じようなトラブルが起きた時はスムーズに対応できるようになります。
システム引継ぎのポイント④｜外部に委託する際は確認事項を明確にする
システムを社内の新規担当者に引き継ぐのではなく、外部に委託する場合、確認すべきポイントが変わってきます。
以下のポイントを明確にした上で、外部に委託してください。
必要な技術情報を明確にしておく
外部ベンダーに委託する際は、引継ぎ前にシステムについて深堀されます。
例えば、開発経緯や開発した時期、運用期間、開発コスト、初期開発ベンダー、保守契約の内容、トラブルの有無などに関する内容です。
基本情報は資料にまとめるなどして、わかりやすく説明できるように工夫しておくとスムーズに進むでしょう。
サービス内容を確認しておく
外部ベンダーのサービス内容について理解しておくことが大切です。
ベンダーによって、提供するサービス内容は大きく異なります。
例えば、システム改善まで対応しているベンダーもありますし、システム運用までを扱うベンダーもあります。
サービスの内容によっては、自社で対応すべき範囲が変わってくるため、サービス内容について確認しておきましょう。
サポート体制やサポート時間を確認する
外部ベンダーのサポート体制について確認しておきましょう。
どこまで対応してくれるのか、緊急時の対応など、細かくチェックすることが大切です。
いざトラブルが起きた時にサポートを受けられないと、大きなリスクにつながります。
システム引継ぎのポイント⑤｜外部ベンダーの選定方法を明確にする
外部ベンダー選びは重要です。
ベンダーによってコストやサポート内容、サービスの質などが大きく異なります。
以下のポイントを意識して、自社にとって最適なベンダーを選びましょう。
システムの言語と対応している言語がマッチしているか
基本的な部分ですが、ベンダーが扱う言語と自社システムの言語が一致しているかを確認してください。
汎用性の低い言語を使用している場合、ベンダーによっては対応してもらえないことがあります。
ベンダーの公式サイトなどで、複数言語に対応しているかを確認することが重要です。
すべて日本人が対応してくれるか
言語に不安がある方は、すべて日本人が対応してくれるかを確認しておきましょう。
ベンダーによっては、海外のプログラマーがサポートを提供しているところもあり、日本語で説明を受けられるとは限りません。
他にも、海外の商習慣の違いによってトラブルが発生することがあるので注意が必要です。
豊富な引継ぎ実績があるか
ベンダーを選ぶ際は、豊富な引継ぎ実績があるかをチェックしておきましょう。
実績がないと、具体的にどのような対応をしてくれるのか予想がつかず、コストをかけて依頼することはリスクが高いです。
公式サイトで実績のほか、これまでの対応事例などを確認しておくと、委託後のイメージをしやすくなります。
システム引継ぎはフェアシステムにお任せ
今回の記事では、システム引継ぎの基本的な知識、システム引継ぎのポイント、システム引継ぎを効率的に行うためのおすすめサービスについて解説しました。
システム引継ぎを行う際は、システム引継ぎ書を作成することがポイントです。
キャプチャや図などを積極的に用いて、わかりやすい資料を目指しましょう。
外部ベンダーに委託する場合、対応言語や実績、日本語サポートなどを踏まえた上で、最適なベンダーを選ぶことが大切です。
フェアシステムは複数のプログラミング言語に対応しているだけでなく、豊富な実績を誇ります。
すべて日本人によるサポートであるため、言語に不安がある方も安心です。
詳細は公式サイトからお問合せください。
